DataWarehouse för ledningsinformation förenklar och analyserar statistiken
Statens Jordbruksverk har infört ett nytt IT-stöd (Målstyrning) som hjälper dem att ta fram samlad statistik över ledningsinformation från databasen Data Warehouse. Det kan vara beslutsunderlag och nyckeltal t.ex. över hur effektiviteten på Jordbruksverket har varit under ett år.
På Jordbruksverket har det alltid funnits en mängd olika system där berörda medarbetare har kunnat hämta data för att arbeta med olika slags statistikuppgifter. Men med hjälp av ett Data Warehouse så förenklas och förtydligas olika statistikuppgifter i ett samlat datasystem. De personer som främst har varit engagerade i projektet MÅS är Bo Pettersson, controller och Hiren Jansari, konsult från SYSteam som generellt arbetar med Data Warehouse projekt på Jordbruksverket.
Analyserar statistik
- Lösningen gör det möjligt att hämta olika statistikuppgifter från olika system (t.ex. Agresso, Diajour, Stödsystemen) för att senare analysera dessa tillsammans med hjälp av analysverktygen Viewer och Discoverer. Detta leder till möjligheten att kunna få en förtydligande helhetsbild, förklarar Hiren Jansari.
Hittills har olika statistikuppgifter summerats i Excel eller på blanketter, vilket inte ger någon helhetsbild eller möjlighet att analysera. Den största tiden går därför åt till att manuellt samla informationen från olika källor. Detta är bakgrunden till behovet av att hitta ett verktyg för att samla och kunna analysera denna information, därav uppdraget från Mats Persson (Generaldirektör) , förklarar Bo Pettersson.
Konkretiserade mål
Alla avdelningar och enheter sätter upp konkretiserande mål utifrån målområden. De målområden som finns är kundnytta, kvalitet/effektivitet, engagerade medarbetare, kunskap och ständiga förbättringar. Ett exempel på ett konkretiserat mål kan vara att avdelningen ska besvara 95 procent av samtalen på avdelningen. Ett annat exempel är att få fram information om effektivitet som ärendehanteringstid och hur mycket tid och kostnad per ärende som läggs ner. Detta är ett exempel på samkörning av information mellan systemen Agresso och Diajour. Det går även att få fram uppföljning av budget för löner och resor. Personalomsättning och jämställdhet är fler exempel på nyckeltal som kan analyseras.
Positivt genomslag
- Det finns möjlighet att få dessa statistikuppgifter redan i början av månaden efter vald uppföljningsperiod, vilket är positivt. En annan positiv aspekt är att verktyget underlättar för medarbetaren som på egen hand kan hämta de aktuella statistikuppgifterna utan hjälp från bl.a ekonomienheten eller ITavdelningen. Stödavdelningen har testat verktyget och det har fungerat bra, menar Bo Pettersson.
Lösningen i full drift
Projektet avslutades 2005-12, där alla avdelningar och stabsenheter finns med. IT-stödet används i bla i redovisningssyfte i samband med ledningsrådets måluppföljning. Uppgifterna används också vid löpande verksamhetsuppföljning och -planering. Systemet finns även tillgängligt på Jordbruksverkets intranät där alla har möjlighet att tiltta på målkorten.
Uppgifter som finns i lösningen är Samtalsstatistik, Ärendestatistik, Personalomsättning, Jämställdhet och Budgetgrupper samt avdelningarnas specifika uppgifter.